Od prvního záznamu o výrobku až po konečný prodej, vrácení nebo bezpečné vyřazení. Jeden přehledný provozní standard pro výrobce, dodavatele, distributory a provozovatele prodejních automatů.
Výrobek prochází evidovanými změnami stavu. Každý krok propojuje fyzický pohyb se záznamem v systému.
U každé etapy je popsán postup, hlavní odpovědnost a doklad vznikající v evidenci.
Základní karta výrobku (SKU/GTIN), výrobce, dodavatel, fotografie, popis, složení a alergeny u potravin, varianty, šarže, sériové číslo tam, kde existuje, data trvanlivosti a regulační dokumenty. Jednotlivý kus není automaticky unikátně identifikován: pro sledovatelnost lze použít šarži, dodávku nebo serializaci.
Ověření vhodnosti pro konkrétní automat: rozměry, hmotnost, způsob výdeje, teplotní režim, požadavky na skladování, označení, alergeny, věková omezení a ziskovost. Před zalistováním schválit prodejní cenu, DPH a případné právní podmínky.
Vytvoření objednávky na základě očekávané poptávky, dostupnosti a minimální zásoby. Zaznamenat dodavatele, objednané množství, cenu, měnu, předpokládaný termín, místo dodání a podmínky.
Při expedici lze založit avízo dodávky s číslem přepravy, balením, počtem kusů, šaržemi, požadovanými teplotami a očekávaným příjezdem. Systém sleduje stav „na cestě“, nikoliv již skladovou disponibilní zásobu.
Porovnat dodávku s objednávkou, ověřit identitu, počet, obal, poškození, šarži, expiraci a u citlivého zboží teplotu. Neshody oddělit do karantény; jen schválené kusy se převedou na použitelnou skladovou zásobu.
Zapsat množství včetně šarže a expirace, umístit na skladovou pozici, nastavit podmínky a případný blokovaný stav. Předcházet duplicitnímu zaúčtování. Každý pohyb musí mít zdroj, cílové místo, čas, operátora a důvod.
Ze stavu zásob v automatech a jejich prodejů vytvořit plán tras a výdej ze skladu. Zohlednit prodejnost pozic, kapacitu, expirace (FEFO), dostupnost dopravce, výpadky a rezervace zásob.
Vychystat konkrétní SKU a šarže, zkontrolovat počet a stav, přiřadit zásilku k servisní trase. Zachovat předepsané podmínky přepravy a zaznamenat chybějící či poškozené kusy.
Identifikovat automat a jeho pozice, ověřit správné SKU, umístění, cenovku, dostupnost, čistotu, teplotu a expirace. Potvrdit skutečně vložené množství; výrobky fyzicky neuložené nesmějí být připsány automatu.
Zveřejnit aktuální dostupnost a cenu v řídicím systému automatu. Při offline režimu určit bezpečný způsob lokálního prodeje a pozdějšího vyrovnání; rozlišit skladovou dostupnost od chybné telemetrie.
Zákazník vybere produkt a způsob platby. Systém zkontroluje dostupnost, případná omezení a platnou cenu. Vznikne pokus o transakci; samotné zahájení platby ještě neznamená uskutečněný prodej.
Propojit stav platební brány a potvrzení skutečného výdeje. Řešit stav „zaplaceno, ale nevydáno“ automatickým storno/refundem či incidentem podle možností terminálu a platebního partnera. Zabránit dvojímu zaúčtování při opakovaných zprávách.
Po potvrzení výdeje snížit stav automatu, zaevidovat tržbu, DPH podle pravidel daného trhu, poplatky a vypořádání. Uchovat dohledatelné párování objednávky, platby, výdeje a skladového pohybu; doklad vystavit podle zákonných povinností.
Přijmout hlášení s identifikací transakce, důvodem, časem a důkazy. Rozlišit vadné zboží, nevydání produktu, chybné zboží a případné zákonné odstoupení. Vrácený výrobek nevracet automaticky do prodeje; nejprve provést kontrolu.
Při bezpečnostním upozornění, zjištěné závadě, blížící se nebo uplynulé expiraci identifikovat dotčené SKU a šarže. Zablokovat prodej, vytvořit servisní úkol, fyzicky odebrat kusy a doložit jejich následný osud; případné oznámení orgánům posoudit dle produktu a právní povinnosti.
Pravidelně porovnat fyzický stav se systémem: prodeje, doplnění, poškození, expirace, krádeže a nevydané kusy. Rozdíly vyšetřit. Neprodejné výrobky oddělit, účetně odepsat a předat k vrácení dodavateli, recyklaci nebo oprávněné likvidaci.
„Rodný list“ není automaticky jednotný zákonný dokument. Jde o interní soubor propojených záznamů o výrobku, jeho šarži a pohybech. Povinný rozsah dokumentace závisí na kategorii výrobku a platné legislativě.
| Oblast | Minimální doporučená evidence |
|---|---|
| Identita | SKU, GTIN/EAN, název, výrobce, dodavatel, kategorie, fotografie, složení/alergeny |
| Sledovatelnost | Šarže, datum výroby/expirace podle druhu, případně sériové číslo; vazba na příjem a umístění |
| Komerční údaje | Nákupní cena, prodejní cena, DPH, měna, historie cen, schválení sortimentu |
| Provozní údaje | Automat, adresa, pozice, kapacita, požadavky na teplotu, stav prodejnosti |
| Transakce | Jednoznačná ID transakce, objednávky, platby a potvrzení výdeje; refundy |
| Audit | Kdo, kdy, kde, co a proč změnil; časově označené události, verzování a přílohy |
product → product_lot → purchase_order → goods_receipt → inventory_movement → machine_slot → sale → payment → dispense → return/recall/disposalNepotvrdit běžný dokončený prodej; založit incident, ověřit stav terminálu a podle platební integrace provést storno/refund. Ověřit fyzický stav zásoby.
Zachovat událost výdeje a transakční důkazy; ověřit výsledek platby a případné vyrovnání. Neprovést automaticky opakované inkaso bez oprávnění.
Karanténa, fotografie a důvod, rozhodnutí o reklamaci vůči dodavateli nebo odpisu. Bez schválení nevracet do prodeje.
Zablokovat prodej dotčené šarže, vyhodnotit bezpečnost, fyzicky stáhnout a rozhodnout o dalším nakládání.
Vyhledat všechny dotčené sklady, trasy a automaty; zablokovat, stáhnout, doložit odebraná množství a postupovat dle příslušných oznámení.
Oddělit potvrzené prodeje od odhadovaných stavů, provést fyzické přepočítání a schválenou korekci s auditní stopou.
Výrobce odpovídá za údaje o výrobku a příslušné doklady. Dodavatel a dopravce předávají správné zboží a záznamy. Provozovatel zajišťuje sklad, dostupnost, bezpečnost prodeje, reklamace a účetní evidenci. Platební partner poskytuje stav transakcí a jejich vypořádání.
Dostupnost položek, přesnost evidence, počet nedokončených výdejů, reklamace na 1 000 prodejů, ztráty expirací, rychlost doplnění, obrat zásob, výpadky automatů a doba dokončení stažení výrobku.
Propojení evidence produktů, skladů, provozu automatů a transakcí začíná správným datovým modelem.